TCO (Total Cost of Ownership) là một khái niệm đã được thiết lập tốt trong nhiều ngành, không chỉ trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây được coi như một cách dễ dàng để những người mua chiến lược nhìn vào chi phí trả trước có thể hiểu được tất cả các chi phí liên quan đến việc mua sắm, triển khai và vận hành hệ thống.  
Axis chia sẻ cách áp dụng Tổng chi phí sở hữu (TCO) cho hệ thống giám sát An ninh

Ví dụ được xét đến trong bài viết này, phần chi phí cho dự án được chia đều giữa chi phí liên quan đến sản phẩm và chi phí “khác” - chẳng hạn như lao động - không liên quan đến giá cụ thể của sản phẩm được mua.

 

TCO hỗ trợ người mua như thế nào

Năm qua, làm việc với phương pháp TCO tại Axis thì đã cho thấy 2 lợi ích rõ ràng của việc áp dụng TCO khi mua sản phẩm:

1. TCO cho phép khách hàng xem xét kỹ cam kết lâu dài với hệ thống và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Ví dụ, nếu TCO cho thấy rằng chi phí lao động trong quá trình vận hành chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí , thì có lẽ cần xem xét việc tự động hóa các quy trình nhất định.
2.
TCO tạo ra một nền tảng tốt hơn để cân nhắc các đề xuất từ người bán và giúp người mua đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Thay vì chỉ tập trung vào việc thương lượng giá trả trước, khách hàng có thể xem cách giảm tổng chi phí sở hữu và thách thức các nhà cung cấp về các chi phí khác mà hệ thống sẽ phải chịu -Chi phí có thể lớn hơn hoặc bằng, thậm chí lớn hơn giá ban đầu. 

 

Sử dụng TCO cho các quyết định kinh doanh tốt hơn

Để hiểu được tính hữu ích của TCO, hãy xem một ví dụ đơn giản. Người mua đang xem xét 2 phương án khác nhau: Nhà cung cấp A và nhà cung cấp B. A là nhà cung cấp cao cấp với giá trả trước cao hơn nhưng độ tin cậy lâu dài hơn, trong khi nhà cung cấp B là lựa chọn chi phí thấp hơn với chất lượng và hoạt động tập trung kém hơn.

 

 

Ở biểu đồ giữa, chi phí triển khai như cài đặt, đào tạo và quản lý dự án đã được thêm vào. Giả sử rằng A có thể chứng minh rằng hệ thống của mình có thể được cài đặt nhanh hơn và cần ít đào tạo hơn. Ví dụ, nhà cung cấp A cung cấp các công cụ thiết kế và cài đặt nâng cao hơn để tăng tốc độ triển khai. Hoặc các sản phẩm nhà cung cấp A đã sẵn sàng để lắp ráp, trong khi các sản phẩm của nhà cung cấp B được vận chuyển dưới dạng các phần nhỏ cần lắp ráp. Tổng chi phí hiện tại tương tự đối với A và B, với lợi thế chi phí thấp hơn khi chọn phương án B, và chỉ phát sinh trong năm đầu tiên. 

 

Trong biểu đồ bên phải, khi nhìn vào năm thứ 1 trên toàn bộ tuổi thọ dự kiến của hệ thống đã được cộng thêm chi phí vận hành, bảo trì hỏng hóc và các chi phí liên tục khác. Giả sử rằng A đưa ra lập luận đáng tin cậy rằng hệ thống A yêu cầu bảo trì ít hơn, thời gian hoạt động cao hơn và tiêu thụ điện năng thấp hơn. Nhà cung cấp A có thể chứng minh rằng các sản phẩm được thử nghiệm hiện tại hiện trường hoạt động trong môi trường của khách hàng hoặc cung cấp các nghiên cứu điển hình chứng minh tỷ lệ hỏng hóc thấp. Bây giờ, TCO sẽ cho thấy rằng nhà cung cấp B đắt hơn trong suốt thời gian tồn tại của hệ thống. 

 

Sự phát triển của TCO

Trong những năm qua, khái niệm TCO đã được áp dụng và phát triển mạnh mẽ. Trong khi nhiều yếu tố được đưa vào phạm vi của TCO, nó càng trở nên hữu ích như một phương pháp luận để hiểu được khoản đầu tư hoàn chỉnh liên quan đến một hệ thống. 

 

Mối quan tâm đặc biệt đối với ngành bảo mật là cuộc thảo luận xung quanh chi phí rủi ro.

 

Quản lý rủi ro tất nhiên tự nó là một môn khoa học và công ty của bạn cần tìm ra phương pháp riêng để đánh giá xác suất của các tình huống khác nhau và tác động tiêu cực tiềm ẩn của những tình huống đó. Nhưng bất kể phương pháp luận nào, chi phí rủi ro nên được coi là một phần của TCO và do đó ảnh hưởng đến quyết định mua.

 

Dưới đây là rủi ro cần đặc biệt quan tâm khi cân nhắc mua hàng:

- Nguy cơ mất dữ liệu kinh doanh quan trọng: Ví dụ nếu có một hệ thống camera quan sát để ngăn ngừa tổn thất được tích hợp với hệ thống điểm bán hàng, bạn sẽ có được video đáng tin cậy cho mỗi giao dịch. Nếu hệ thống gặp sự cố và bạn không có video cho các giao dịch của mình, thì chi phí sẽ là gì?

- Nguy cơ bị tấn công mạng: Bạn sẽ phải trả giá gì nếu hệ thống của bạn bị tấn công, dẫn đến ngừng hoạt động, mất dữ liệu và có lẽ gây tổn hại nhất là mất lòng tin của khách hàng.

- Rủi ro đối với thương hiệu: Bạn sẽ phải trả giá bao nhiêu nếu nhà cung cấp của bạn không đáp ứng được các tiêu chuẩn bền vững, cho dù ở khía cạnh môi trường, xã hội, kinh tế hay đạo đức? Điều đó sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu của bạn như thế nào?

 

Giả sử rằng người mua trong trường hợp trước của chúng ta đã thực hiện đánh giá rủi ro và nhà cung cấp A và B đủ điều kiện hơn nữa khi xét từ góc độ rủi ro. Trong trường hợp này, nhà cung cấp B được coi là rủi ro lớn hơn đối với người mua và chi phí đó được thêm vào biểu đồ bên dưới. Bây giờ, các lập luận để ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp A thậm chí còn mạnh mẽ hơn.

 

 

5 điều cần xem xét trong TCO

Làm việc với TCO nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế không phải như vậy. Và lời khuyên là nên bắt đầu từ quy mô nhỏ. Đối với các yếu tố có thể định lượng và bạn tin là nó quan trọng, sau đó mở rộng theo thời gian. Dưới đây là 5 bước để bắt đầu:

 

1. Xem xét kỹ lưỡng giá cả

Hãy xem xét kỹ những gì thực sự được bao gồm trong giá. Một sản phẩm có yêu cầu phụ kiện lắp đặt trong khi sản phẩm khác lại hoàn thiện hơn? Một Camera có cần thêm đèn chiếu sáng trong khi mẫu Camera kahcs đủ độ nhạy sáng để hoạt động và quản lý.

 

2. Nhìn vào các yếu tố chính trong triển khai

Việc cài đặt hệ thống dễ hay khó? Làm thế nào để dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có? Nhân viên cần đào tạo trong bao lâu?

 

3. Nhìn vào các yếu tố chính trong hoạt động

Cần bao nhiêu thời gian để bảo trì? Tỷ lệ thất bại điển hình là gì? Hãy chú ý đến chi phí xuất hiện trong các phần khác nhau của hệ thống - Ví dụ: Hệ thống camera IP có thể sẽ yêu cầu bạn mở rộng mạng lưu trữ, vì thế các sản phẩm có yêu cầu băng thông cao sẽ làm tăng chi phí. Và chi phí tiêu thụ điện năng cũng sẽ như thế nào?

 

4. Nhìn vào chi phí ẩn

Ví dụ, bạn sẽ dễ dàng thay đổi và điều chỉnh hệ thống của mình như thế nào trong tương lai? Nhân viên của bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để sử dụng hệ thống? Có chi phí vận chuyển và chi phí lưu kho hay không?

 

5. Nhìn vào chi phí rủi ro

Những rủi ro chính với hệ thống là gì? Ngay cả khi bạn không thể định lượng đầy đủ chi phí của rủi ro ít nhất hãy xác định rủi ro và cân nhắc chúng một cách thận trọng trong quyết định kinh doanh.

 

Các lợi ích bổ sung của TCO

TCO như một công cụ chiến lược đã được chứng minh trong nhiều ngành công nghiệp. Phương pháp TCO có một lợi ích tuyệt vời khác, nó cung cấp nền tảng thảo luận xung quanh giá trị, hay lợi tức đầu tư (ROI) của hệ thống. Một nghiên cứu khác về mối quan hệ giữa TCO, ROI và ước tính giá trị sẽ được xem xét kỹ lưỡng.

 
 
Chia sẻ bài viết: Facebook Twitter Email

Tin liên quan

Bình luận